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Come organizzare un Effective Meeting

Luca Murante

E’ arrivato quel momento. Un’altra volta. E sappilo: succederà di nuovo, ancora e ancora.

Ci saranno cellulari che squillano, alert sonori di una moltitudine di software (anche inutili) che dai notebook squilleranno come trombe, ci saranno sbadigli, cambi improvvisi di tema, domande inutili, voli pindarici e orari che inevitabilmente non verranno rispettati.

Prepariamoci alla battaglia, che vinca il migliore. (Noi Ux designers, ovvio. Ndr).

Ecco, punto per punto, alcuni consigli su come organizzare una sanguinosa battaglia in cui noi, uomini di Sparta, sopravviveremo e torneremo a casa con i nostri scudi, non su di essi un Meeting efficace, ottimizzando tempi, costi e sforzo cognitivo:

Un Meeting è necessario per “raccogliere“, ovvero ottenere informazioni, spunti o riflessioni dai vostri clienti o dai vostro co-makers, ma al contempo è utile per “seminare” informazioni sul Progetto in corso, sul suo stato di avanzamento nell’interezza e sullo status delle sue iterazioni.

Quando organizzare un Meeting?

Partendo dal logico presupposto che un rapido Brief od un Meeting consta in un impegno, in termini di tempo, da parte del nostro Team (noi compresi), si può dire che esso ha un valore anche in termini economici. L’attività pre e post Meeting può durare anche 2 ore e ciò significa sostanzialmente che ci costerà 2 ore di lavoro. Adesso, calcolate quanto valgono, in termini di compenso per i vostri collaboratori queste due ore e moltiplicatelo per il loro numero.

Lavoriamo sulla performance e poniamoci alcuni quesiti chiave che ci indirizzeranno anzitutto sull’effettiva necessità – o meno – di mettere sulla nostra Agenda un Meeting con i nostri Clienti.

Giustificazione delle spese. E’ matematica da scuola elementare: il costo dell’Incontro giustifica la sua organizzazione?

Quantità di informazioni. Sia che dobbiamo seminare, o raccogliere, le informazioni da dare o ricevere devono essere sufficienti, in modo da poter essere definite, raggruppate e programmate all’interno di un incontro.

Qualità delle informazioni. Spesso una Analisi Euristica è sufficiente per mettere a fuoco alcune tematiche da dover eventualmente discutere. Questo tipo di analisi può servici anche più semplicemente per chiederci “Otterremo una risposta concreta?”. E’ l’anima dei Professionisti, no?

Disponibilità dei partecipanti. Assicuriamoci che tutti siano disponibili. E’ piuttosto banale, ma la non piena disponibilità può portare a disdette dell’ultim’ora.

Ci sono altri modi? E’ possibile che le informazioni siano poche e qualitativamente scarse, tali da poter essere scambiate/ottenute con mezzi alternativi. Pensiamo alla telefonata breve, ok?

Mente libera. In molto casi – ed anche nel mio – si lavora in un piccolo Team e questo significa che tutti parteciperanno al Meeting. Tutte le menti al lavoro vengono coinvolte quindi nella sua organizzazione e partecipazione, magari nel bel mezzo dello sviluppo di una parte critica del Progetto. Spesso non si è pronti mentalmente per affrontare un confronto diretto con i nostri Clienti in quella fase. Scegliamo quindi un periodo “strategicamente tranquillo”: avere la mente libera ed essere rilassati è un bene.

Pianifichiamo.

Così come se fossimo nella fase di definizione della strategia di un Progetto, creiamo uno schedule efficace per il nostro Meeting: ciò ci servirà a rendere davvero di qualità il tempo che impieghiamo nel suo svolgimento. Il Programma deve raccogliere in modo semplice e schematico tutte le informazioni sull’incontro: Chi, Cosa, Dove e Come (ovvero alcune semplici regole).

Passiamo subito allo schema, che potrete scaricare in seguito:

Clicca sull’immagine per scaricare un esempio del Programma.

Presentiamo quindi, sinotticamente il Programma del Meeting, informando i partecipanti il luogo dell’incontro (nell’esempio il luogo è il nostro Studio) e l’orario. Possiamo poi fornire informazioni addizionali per quanto riguarda ciascuna sezione, come nel caso della Mappa, che può rivelarsi estremamente utile.

Dichiariamo subito gli obiettivi e presentiamo la scaletta degli interventi dei relatori, con relativa durata stimata.

Alcuni brevi consigli.

Piccola nota sulla durata: siate relativamente brevi: un incontro della durata di oltre un’ora dà il tempo ai partecipanti di annoiarsi.

Qualche cibaria va sempre presentata, secondo gli americani un paio di ciambelle fanno arrivare in orario anche i meno attenti all’orologio.

Imponete delle regole, il Cliente maleducato capita a tutti.

Spedite il vostro invito/materiale in tempo utile e nessun avrà scuse.

Non interrompere. Basilare.

Per quanto possano essere interessanti alcuni punti di vista, cercate di tenere il Meeting nei temi programmati. E’ bene spostare la sessione di Domande e Risposte alla fine, ciò evita – nellla maggior parte dei casi – il classico calo dell’attenzione a fine Meeting.

Block notes e Moleskine sono grandi alleati: prendete nota di tutto il necessario. Non c’è bisogno che tutti nel Team prendano appunti: basta che lo faccia una sola persona. E’ pure utile specificare nel documenti di Programma chi è il note-taker della sessione.

Meeting: Fatto. E ora?

E’ tempo di tornare a lavorare. Non subito però.

L’after-meeting è una fase fondamentale, soprattutto se il tempo precedente l’abbiamo impiegato per raccogliere. E’ una regola non scritta, ma dopo il public Meeting, si svolge sempre un private Meeting tra i membri del Team.

E’ bene che ci si confronti sulle note scritte e sugli input che l’eventuale discussione ha generato, oltre agli inevitabili feedback, più o meno percepibili. Dalle domande o dalle riflessioni degli invitati, siano essi co-makers o Clienti, è bene sempre tracciare un punto di vista. Insomma è inevitabile che si scateni una discussione interna, e nel caso accada siete di nuovo al punto iniziale: sì, c’è un ulteriore Meeting – stavolta interno e non pianificato – da affrontare con i vostri compagni di scrivania.

E, come già detto, preparatevi: succederà ancora e ancora. Ma non importa, perchè un effective Meeting – un Incontro efficace – è uno avvenimento basilare alla riuscita di un qualsiasi progetto e programmato in modo corretto, porta al vostro Team idee chiare ed obiettivi definiti.

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